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Unsere Reiseplanung in 6 Schritten

Du willst erfahren wie wir unsere Reisen und Road Trips planen? Hier zeigen wir es Dir unsere ausgefeilte Reiseplanung in 6 einfachen Schritten.

Vor jeder Reise steht die Planung

Die Reiseplanung ist vor allem bei längeren Reisen und Roadtrips unerlässlich. Egal wie spontan Du bist, ganz ohne Planung wirst Du sicherlich nicht auskommen.

Wir zeigen Dir in diesem sicherlich sehr langen Beitrag in 6 einfachen Schritten wie wir unsere Urlaube und vor allem Road Trips planen.

Die Tools

Um die Reise ordentlich planen zu können braucht es mehr als nur einen Stift und Papier. Bevor wir Dir zeigen wie unsere Reiseplanung aussieht, schauen wir uns erst einmal die Tools an.

Google MyMaps (kostenlos – Google Account erforderlich):
Das Tool vereint Google Maps mit eigenen Wegpunkten, Markern und Routen. Daher ist es für uns eines der Hauptwerkzeuge.

Trello (kostenlos):
Für die Planung und Ausführung unserer Reisen verwenden wir Trello und erstellen darin die komplette Reise.

Natürlich gibt es noch viele weitere Tools zur Reiseplanung, doch wir haben uns für diese Kombination entschieden. Warum und wie wir diese einsetzen, findest Du in den nächsten Kapiteln.

Die Vorplanung

Wenn Du eine Reise Planst, hast Du sicherlich schon eine ungefähre Vorstellung, was Du erleben willst. Schreib Dir trotzdem alles auf und nutze unsere Tools um die Reise abzubilden.

Bevor wir beginnen, stellt sich die Frage, wann Du mit der Reiseplanung beginnen sollst. Unsere Antwort dazu: “kommt darauf an”. Bist Du spontan und buchst nur das erste und letzte Hotel auf Deiner Route, oder musst Du alles im Blick haben.

Da wir uns so irgendwo dazwischen sehen, beginnen wir meist schon kurz nach der letzten Reise mit der Planung der nächsten 🙂  –  Vorfreude ist doch die schönste Freude!

Sie beginnt mit einer Ideen- und Budget-Sammlung. Jetzt ist es wichtig alles aufzuschreiben was Dir in den Sinn kommt.

  • Wohin willst Du reisen?
  • Was kennst Du schon und was willst Du unbedingt sehen?
  • Was kannst, bzw. willst Du ausgeben?
  • Wie viele Tage hast Du Urlaub / Zeit?
  • Was brauchst Du alles?

     

Hast Du all diese Fragen beantwortet und (ganz wichtig) die Antworten dazu notiert, musst Du erstmal grob kalkulieren.

Hier eine Beispiel-Rechnung für eine Rundreise an der USA Westküste von 3 Wochen:

  • Flüge: 600,00 bis 800,00 € / Person
  • Mietwagen: (Mid-Size SUV) 30,00 bis 50,00 € / Tag
  • Tanken: ca. 60,00 bis 100,00 € pro Woche
  • Hotel / Motel/ Airbnb: 50,00 bis 100,00 € / Nacht
  • Verpflegung: 25,00 € / Person & Tag
  • Eintritt: 100,00 bis 200,00 € / Person
  • Souvenirs & Shopping: 250,00 € / Person
  • Gesamt: 4.940,00 bis 7200,00 € (3 Wochen mit 2 Personen)

     

Wenn wir bei diesem Beispiel bleiben, hast Du schon Frage 1, 3 und 4 beantwortet. Bevor Du aber ohne Plan durch die USA irrst, musst Du natürlich wissen was genau Du unbedingt sehen willst.

Bist Du in New York, möchtest gerne Alcatraz besichtigen, wird es schwierig, da es am anderen Ende des Landes liegt und das sind schonmal über 4.000 Kilometer!

Also plane weise, was Du auf Deiner Tour erleben kannst und willst. Bist Du der Sommer, Sonne, Strand- Typ, dann ist die Westküste bzw. Kalifornien Dein Top Reiseziel.

Du willst etwas über amerikanische Geschichte sehen und das alte Amerika entdecken? Dann reise lieber zur Ostküste.

Das sind nur 2 Beispiele von vielen, die wir in der nächsten Zeit noch berichten werden. Damit haben wir auch Frage 2 erledigt und können uns zur letzten vorarbeiten, nämlich was Du brauchst.

Hier mal einen groben Überblick:

  • Biometrischer Reisepass
  • ESTA Reiseerlaubnis (EU Bürger) oder Visum
  • Auslands-Krankenversicherung
  • Reiserücktritt-Versicherung
  • Kreditkate
  • Flüge
  • Mietwagen
  • Übernachtungsmöglichkeiten (Hotels, Motels, AirBNB, Campingplatz…)
  • Eintrittskarten
  • Bargeld
  • USA Sim-Karte oder Auslandstarif für den Handyvertrag
 

Die Reiseplanung

Jetzt wird es spannend, denn jetzt geht die Reiseplanung richtig los. Der erste Schritt dabei ist die Grobplanung.

Erstelle eine Liste ,mit allem was Du in der Vorplanung bereits aufgeschrieben hast. Öffne Dir Google Maps und schau was im groben noch auf dem Weg liegt. Vielleicht findest Du noch einen für Dich wichtigen Ort.

Nun geht es darum die Tage so einzuteilen, das Du an Deinen Übernachtungsorten, bzw. drumherum alle Sehenswürdigkeiten abklappern kannst. Das ist auch wichtig um heraus zu finden wie lange Du wo übernachten solltest.

Nutze dafür am Besten ein Tool wie Trello, in dem Du die Stationen oder Tage unterteilen kannst. Je nachdem wie genau Du später planen willst, erstelle entweder für jeden Tag oder für jede Station eine eigene Liste.

Eine geniale Hilfe bei der Reiseplanung ist Google MyMaps. Damit kannst Du Dir eigene Karten mit Routen und Point of Interests (POI / Sehenswürdigkeiten) erstellen.

Nutze diesen Dienst für Dich und lege damit fest, wo genau Du eine oder mehrere Übernachtungen einplanen musst.

Ein kleines Video dazu befindet sich schon in Produktion 🙂

Jetzt wo Du schonmal alles in Trello eingetragen hast wird es Zeit für genaue Recherchen. Schaue Dir die Webseiten zu Deinen POIs an und trage die Daten in die Karte ein, die während Deiner Reise wichtig sein könnten.

Beispiele für wichtige Infos, die Du auf jeden Fall eintragen solltest:

  • Adresse
  • Öffnungszeiten
  • Eintrittspreise
  • Besonderheiten
 
Okay, jetzt haben wir die Reiseplanung schon fast abgeschlossen, jetzt geht es an die Rechenaufgabe. Du musst ja wissen, ob Du noch in Deinem Budget bist oder nicht.

Insider Tipp

Unsere Reiseplanung in 6 Schritten - Trips with Love

Die wichtigsten Begriffe in Trello

Was ist Trello:
Trello ist ein sogenanntes Kanban-Board. Ziel von Kanban ist es einen einfachen Überblick zu erhalten, welche Aufgaben in welcher Priorität abzuarbeiten sind, was abgearbeitet wurde oder noch ansteht.

Was ist eine Liste:
Die Spalten von Trello nennt man Listen. Hier kannst Du die Einteilung in Tage oder Orte vornehmen

Was ist eine Karte:
Die Karte kann vieles enthalten. Darin können Dokumente, Hyperlinks, reiner Text und auch Bilder gespeichert werden.

Das Budget

Wie bereits angesprochen kümmern wir uns im 3. Schritt der Planung um das Budget, nämlich ob wir es mit unserer Route und den Orten aufrecht erhalten können.

Dazu müssen wir aber erst einmal die wichtigsten Preise recherchieren. Schaue Dir dazu die folgende Liste einmal an und versuche die Daten zu bekommen:

  • Anreisekosten
    • Mit der Bahn zum Flughafen
    • Parkplatz für Auto am Flughafen
    • Flughafen-Taxi
    • Flugtickets (ggf. Gepäckaufpreis)
  • Mietwagen
    • Benzin-Kosten
  • Hotelkosten
  • Eintrittsgelder
  • Verpflegungspauschale
  • Souvenirs & Einkäufe
 
     

Sobald Du hinter jedem dieser Punkte eine Zahl geschrieben hast, rechne den Gesamtpreis zusammen und schaue ob es in Dein Budget passt oder nicht.

Im schlimmsten Fall musst Du entweder Dein Budget erhöhen, oder Deine Reise umplanen, bzw. etwas weg lassen.

Erst wenn Du diese Hürde hinter Dir gelassen hast, kannst Du mit der Buchung beginnen!

Die Buchung

Der nächste Schritt unserer Reiseplanung ist natürlich die Buchung. Unser erstes Augenmerk gilt den Übernachtungsmöglichkeiten.

Übernachtung buchen

Hotels buchen wir immer als erstes, da hier die Preise meist stabil sind. Ein wichtiger Aspekt ist zu prüfen ob für uns wichtige Dinge vorhanden sind:

  1. Zentrale Lage
    Nichts ist schlimmer zu allen Sehenswürdigkeiten fahren zu müssen.
  2. Bewertung nicht unter 7,5
    Bewertungen bei einer Skala von 1-10 sollten nicht weniger als 7,5 haben. Ausschlaggebend ist hier natürlich die Sauberkeit.
  3. Kostenfrei stornierbar
    Sollte sich die Reise-Route doch noch ändern, ist es immer besser eine kostenfreie Stornierungsoption zu haben.
  4. Vor Ort bezahlen
    In manchen Fällen ist es sinniger vor Ort zu bezahlen und nicht im Voraus. Im Falle einer Stornierung hast Du keine Sorgen Geld zu verlieren.
  5. Frühstück inbegriffen (optimal & optional)
    Frühstückst Du zum Beginn des Tages ordentlich hältst Du es auch gerne mal bis zum Abend aus und brauchst keine unnötige Snacks die dann doch nur Geld kosten und auf das Budget schlagen.
  6. Küche im Zimmer (Optional)
    Wenn Du selbst kochst, hast Du natürlich die größte Ersparnis bei der Verpflegung. Wäge ab, ob Du lieber etwas essen gehst oder kochen magst.

     

Natürlich stellt sich auch die Frage was besser ist, also Hotel, Motel oder Airbnb. Das ausschlaggebende ist natürlich das Preis-Leistungs-Verhältnis.

Hotels sind meist teurer, haben aber einen gehobenen Standard. Gerade bei großen Hotel-Ketten brauchst Du Dir keine Sorgen zu machen.

Motels sind günstiger, aber meist verrufen, trotzdem gibt es auch hier immer Ausnahmen. Gerade in den USA gibt es große Motel Ketten wie “Motel6” oder “Days Inn” die Wir auf jeden Fall empfehlen können.

Sobald Du länger als 4 Tage am gleichen Ort bist, empfiehlt es sich über den Tellerrand hinaus zu schauen. Bei Airbnb (hier gibt es ein kleines Reiseguthaben-Geschenk) gibt es Ferienwohnungen und sogar ganze Häuser zu mieten.

Mietwagen buchen

Weiter geht es mit dem Mietwagen, denn bei einem Roadtrip brauchst Du ihn unbedingt. Wir empfehlen hier die Buchung über den ADAC, auch wenn es nicht immer der günstigste Anbieter ist, ist es doch der sicherste. Hier die Gründe warum.

  1. Kostenfreie Stornierung bis 24 Stunden vor Anreise
  2. Wahl aus verschiedenen Anbietern
  3. Günstigere Angebote für ADAC Mitglieder
  4. Alle Versicherungen ohne Selbstbeteiligung
  5. Vollständige Absicherung auch ohne teure Zusatzversicherungen vor Ort
  6. Ein und manchmal auch beliebig viele Zusatzfahrer ab 25 Jahren sind inklusive

     

Natürlich gibt es auch weitere Anbieter wie Beispielsweise Billiger Mietwagen, bei dem Du gute Preise bekommen kannst. Aber Achtung, in manchen Fällen ist die Versicherungsdeckung nicht besonders, oder Du schließt eine weitere Versicherung ab um Schaden abzuwenden.

Für noch mehr Tipps zum Thema Mietwagen in den USA, klick hier!

Flug buchen

Die Liebhaber von Frühbucher Rabatt werden jetzt aufschreien, denn wir buchen immer erst kurz vor der Anreise.

Die besten Preise gibt es als Frühbucher? – Nicht unbedingt, denn Fluggesellschaften brauchen Auslastung und ist diese zu gering, werden kurz vor knapp noch ein paar Schnäppchen rausgeworfen.

Wir buchen zwischen 6 und 8 Wochen vor Abflug. So lassen sich bereits einige  Eventualitäten abwägen.  Zum Beispiel buchten wir unseren Flug nach Schottland im letzten Jahr auch erst recht spät, aber dennoch zu früh.

Die Pandemie hatte uns hier einen Strich durch die Rechnung gemacht. Das Ergebnis: Wir mussten mit anwaltlicher Hilfe unser Geld für den gecancelten Flug von der Airline zurück holen. Stress, den Du Dir auf jeden Fall ersparen kannst, wenn Du nicht früh buchst.

Eine weitere Komponente, die wir bei der Flugbuchung im Auge behalten sind die Zeiten. So versuchen wir immer das optimale aus unseren Urlaubstagen raus zu holen. Buche daher einen Flug, bei dem Du früh am Urlaubsort ankommst und erst spät am Abend zurück fliegst.

Beachte bei der Zeit-Planung auch die Zeitverschiebung in Deinem Urlaubsland.

Als nächstes ist auch der Anreisetag ausschlaggebend für den Preis. Die günstigen Preise bekommst Du in der Regel unter der Woche und nicht an den Wochenenden oder Feiertagen.

Auch Ferienzeiten sind teuer. Sofern Du keine schulpflichtigen Kinder hast, oder ohne Kinder reist, versuche außerhalb der Ferienzeit zu buchen.

Wir nutzen für die Suche der Flüge meistens mehrere Endgeräte und Webseiten. Auch wenn es komisch klingt, kommt es darauf an ob Du ein teures oder günstiges Handy Modell hast.

Ein weiterer Tipp: Leere Deinen Internet Cache und die Cookies, bevor Du auf die Flugsuchmaschine gehst, auch das hat schon den ein oder anderen Euro gespart.

Wir nutzen in den meisten Fällen eine Kombination aus Idealo.deFluege.deSkyscanner.de und der Google Flugsuche.

Pässe & Eintrittskarten buchen

In manchen Fällen lohnt es sich auch Tickets im Voraus zu buchen.

Als wir für 2014 unseren Roadtrip planten, wollten wir unbedingt auch zu Alcatraz. Damals erfuhren wir bei der Planung, dass es wichtig ist mehrere Monate im Voraus zu buchen. Hier siehst Du wie wichtig es ist frühzeitig mit der Reiseplanung zu beginnen.

Hierbei achten wir natürlich auch darauf, dass wir prüfen ob ein Pass günstiger ist als die Sehenswürdigkeiten einzeln zu bezahlen.

Wir nutzen GetYourGuide um uns inspirieren zu lassen. Da man dort auch direkt die Tickets buchen kann ist es meist sogar einfacher als vor Ort zu bezahlen. Man spart beispielsweise nicht nur die Warteschlange an der Kasse.

Das Feintuning

Der letzte Schritt in der Reiseplanung ist das Feintuning. Bei uns gab es noch keine Planung, die wir nicht noch vor der Buchung umgeworfen haben, aber auch nach der Buchung sollte man sich noch ein paar spontane Freiheiten lassen.

Plane am Besten nach Städten und nicht nach Tagen, so kannst Du auch noch vor Ort alles umwerfen. die ganz spontanen buchen auch nur das erste Hotel und lassen sich dann durch das Land treiben.

Beim Feintuning unserer Reiseplanung füllen wir alle erstellten Trello Karten mit den letzten Informationen wie zum Beispiel Routen vom Hotel zu den Sehenswürdigkeiten usw.

Lade am Besten alle Dokumente, auch Deine Flugtickets, Mietwagen Voucher, Buchungsbestätigungen der Hotels und Online Tickets hoch. So hast Du immer alles parat auf Deinem Smartphone (Internet erforderlich).

Keine Angst, nur Du und die Personen die Du einlädst haben Zugriff auf Dein Trello Board und die darauf enthaltenen Informationen.

Wenn Du fest gebuchte Termine hast, ist es wichtig diese auch entsprechend zu markieren. Trello bietet Dir auch die Möglichkeit ein festes Fälligkeitsdatum mit Uhrzeit einzutragen.

Gute Reise

Es ist endlich soweit, die Reise beginnt und Du hast Deine Reiseplanung für Deinen Roadtrip fertiggestellt.

Das Gute ist, jetzt hast Du Deine Reise inklusive Google Maps Karten an einem Ort. Wenn Du eine Reise- SIM Karte oder einen Auslandstarif hast, kannst Du nun nicht nur sehen was Du geplant hast, sondern auch direkt die Routenführung starten.

 

Zum Schluss noch ein kleiner Tipp:
Sobald Du eine Sehenswürdigkeit, bzw. eine Karte erledigt hast, archiviere sie. Natürlich kannst Du sie auch in eine “Erledigt” Liste schieben, jedoch für den weitere Trick ist das nicht so dienlich.

Am Ende der Reise stellst Du alle Karten wieder her und schließt das Board. Geschlossene Boards sind nicht gelöscht und können immer wieder hervor geholt werden. Entweder um die Reise zu wiederholen oder um eine ähnliche zu planen.